U bent hier:

Algemeen Beleid

Visie 

Komend halfjaar zal de Co-Raad VU zich inzetten voor de belangen van de masterstudenten. De visie van de Co-Raad VU is het zijn van een samenwerkingsorgaan vóór en dóór de coassistenten, dat zo de schakel is tussen hen en de opleiding, om belangen te behartigen en klachten op zich te nemen, hierin zo transparant mogelijk informatie te verschaffen, daarmee het onderwijs te verbeteren en vragen te kunnen beantwoorden, evenals het kunnen bieden van masterclasses en sociale evenementen voor de ontwikkeling van netwerken en kennis, maar ook de maatschappelijke betrokkenheid te vergroten.

Bestuur

Cohesie binnen het bestuur

Het afgelopen halfjaar is de cohesie binnen het bestuur versterkt door enkele vergaderingen bij bestuursleden thuis te voeren en voorafgaand daaraan samen te eten. Dit werd als prettig ervaren en op deze manier hebben bestuursleden elkaar beter leren kennen. Het komende halfjaar willen we dit voortzetten. Daarnaast zijn er bestuursactiviteiten en workshops ingepland die voor ons als bestuursleden zowel gezellig als functioneel/leerzaam zijn. Ook willen wij weer een bestuursweekend organiseren aan het einde van het bestuurs halfjaar, om gezamenlijk af te sluiten en mogelijk samen met het nieuwe bestuur te beginnen.

Verantwoordelijk bestuurslid: Femke Hensen

Persoonlijke ontwikkeling bestuursleden 

De Co-Raad vindt het erg belangrijk dat intern de bestuursleden ook nieuwe vaardigheden opdoen en andere vaardigheden verbeteren. Dit kan namelijk zorgen voor een persoonlijke groei waar ze de rest van hun carrière profijt van hebben. Daarom zijn binnen de Co-Raad leerdoelen opstellen en behalen wederom dit jaar een prioriteit. 
Afgelopen halfjaar zijn er twee workshops georganiseerd (door Me-Doc) voor bestuursleden en drie momenten ingepland waarin stil werd gestaan bij de eigen doelstellingen en persoonlijke ontwikkeling. Daarnaast is er de afgelopen jaren meermalen een workshop gegeven door “Training op Maat” (van de LSVb). Omdat de Co-Raad verschillende mogelijkheden biedt voor persoonlijke ontwikkeling, is het interessant om dit te kunnen delen met bijvoorbeeld de Studentenraad VUmc. 
Nieuw: Komend halfjaar zullen we exploreren of het mogelijk is dat we trainingen met elkaar delen, waarmee we ook de samenwerking van besturen hopen te bevorderen. 

Verantwoordelijk bestuurslid: Yoshita Jagernath

Bevorderen van de relatie met andere bestuursorganen, externe relaties en sponsoren

Als Co-Raad werken wij veel samen met diverse bestuursorganen, onze sponsoren en andere externe relaties zoals de masteropleiding en coschapcoördinatoren. Wij vinden het belangrijk dat de relaties met hen goed blijven, dan wel indien nodig verbeteren. Om dit na te streven zijn wij begonnen met het versturen van constitutiekaartjes naar onze relaties, houden we onze sponsoren op de hoogte van onze werkzaamheden middels onze nieuwsbrief, nemen we actief deel aan besprekingen met de masteropleiding en wonen wij constitutieborrels van andere verenigingen/besturen bij. Wij zullen dit beleidsplan doorzetten, en mogelijk ook verbeteren naar aanleiding van de evaluatie van het bestuursjaar 2019-2. 
Nieuw: In het begin van 2020 zal er voor het eerst een Landelijke Intervisie Co-Raden (LICO) plaatsvinden. Hier komen we met alle Co-Raden in Nederland samen om ideeën uit te wisselen en kunnen we zo onze samenwerking versterken. Me-doc werkt met ons samen voor dit evenement. 

Verantwoordelijk bestuurslid: Joan Groeneveld

Halfjaarlijkse carrière-nieuwsbrief

Huidige situatie
Het afgelopen halfjaar is er voor het eerst een carrière-nieuwsbrief opgesteld en rondgestuurd naar onze leden. Hierin stonden vacatures die interessant kunnen zijn voor coassistenten. De deelnemende organisaties hebben een financiële bijdrage geleverd om te kunnen meedoen. Via de penningmeester werden organisaties benaderd en bij interesse kon men een een stukje tekst van ongeveer 200 woorden met een logo of afbeelding aanleveren. Vervolgens heeft de secretaris de nieuwsbrief opgesteld en verzonden naar alle leden. De brief is door 204 leden geopend, dit is ongeveer 25% van het aantal verstuurde brieven en komt overeen met de aantallen van de maandelijkse nieuwsbrief.
Doelstelling
Halfjaarlijkse carrière-nieuwsbrief ontwikkelen en uitbreiden voor de coassistent.
Realisatie
De mogelijkheid voor de coassistent tot loopbaanoriëntatie en -ontwikkeling door middel van vacatures van medisch gerelateerde bijbanen, onderzoeken en extracurriculaire activiteiten (zoals een bestuursjaar). We zullen meerdere organisaties en onze sponsoren benaderen om zo, in eerste instantie, elk half jaar een uitgebreid en divers aanbod van vacatures te kunnen bieden. Gezien afgelopen halfjaar de nieuwsbrief is verstuurd in oktober, willen wij streven naar een carrière-nieuwsbrief in april 2020. Hierbij hopen we dat we deze brief nog interessanter kunnen maken voor de masterstudenten en ons bereik kunnen vergroten. 
Financieel
Adverteerders leveren een financiële bijdrage voor hun vacatures. Per vacature wordt een bedrag van €100 gevraagd. Hierdoor zal de Co-Raad extra inkomsten krijgen, om zo andere beleidsplannen te kunnen volbrengen.
Evaluatie
Net als afgelopen jaar zullen wij een evaluatie onder aan de carrière-nieuwsbrief zetten, zodat wij blijven controleren of de vacatures interessant en/of nuttig zijn geweest voor de masterstudenten. Daarnaast kan via Mailchimp worden gemonitord hoe groot het bereik is van onze brief.

Verantwoordelijk bestuurslid: Joan Groeneveld en Yoshita Jagernath

Organisatiesysteem en inventarisatie bestuurskamer

Huidige situatie
De Co-Raad VU maakt gebruik van de bestuurskamer in de kelder van de Medische Faculteit. Aldaar worden verschillende producten opgeslagen, zoals keukengerei, banners, NTvG’s en nog veel meer. Echter is er onduidelijkheid over welke producten hier zijn en wat er soms nog moet worden meegenomen voor een evenement. Hierin is eerder een systeem opgezet (door bestuur 2018), maar deze is verloren gegaan. 
Doelstellingen
Het organiseren en inventariseren van de producten van de Co-Raad VU in de bestuurskamer, om zo onnodige aankopen en onduidelijkheden te voorkomen. 
Realisatie
In het begin van komend jaar willen wij een dag plannen om alle artikelen die op dit moment aanwezig zijn te inventariseren en te noteren in een spreadsheet document. Hierbij labelen wij de plaatsen van onze producten en noteren wij waar je verschillende items kunt vinden. Vervolgens maken wij hier een indeling van en noteren wij welke aanschaffen er nog moeten worden gedaan. Daarna zal het systeem worden opgenomen in het witboek, zodat het onderdeel zal worden van de dagelijkse orde voor aankomende besturen.
Financieel
Hieraan zijn geen kosten verbonden. 
Evaluatie
Aan het einde van het halfjaar zal worden geëvalueerd binnen het bestuur hoe dit nieuwe systeem werkt en of er nog aanpassingen moeten worden gedaan voor het halfjaar daarna. 

Verantwoordelijk bestuurslid: Femke Hensen en Joan Groeneveld

Alumni

Betrokkenheid van oud-bestuursleden vergroten en kennis opdoen uit hun ervaring (Reünie voor alle oud-bestuursleden van de Co-Raad)

Afgelopen jaar, op 2 november 2019, heeft de reünie voor alle oud-bestuursleden plaatsgevonden. Het evenement bleek een groot succes, waarbij we een kijk terug in de tijd namen. We hebben veel kunnen leren van oud-besturen en de oprichting van de Co-Raad en beschouwen dit als een zeer waardevolle ervaring. De evaluatie van de reünie is verstuurd en uit resultaten blijven wisselende meningen over het termijn van een volgende reünie. Mogelijk zal het evenement zich herhalen over 2 jaar, wanneer de vereniging 30 jaar bestaat, in een andere vorm (kleiner). Daarna kan de reünie zich 5-jaarlijks herhalen, als een viering van het jubileum. 
Verder is er een alumni-bestand opgezet, waar men zich bij het uitschrijven als lid gelijk in kan schrijven. Wij hopen zo deze alumni te betrekken bij evenementen in de toekomst en uit hun ervaring in de praktijk leren te kunnen trekken. In het komende jaar zal de opbouw van dit bestand blijven doorgaan en zullen alumni betrokken blijven worden bij onze evenementen. 

Verantwoordelijk bestuurslid: Femke Hensen

Financiën en Sponsoring

Optimaliseren van de financiële administratie

Huidige situatie
De boodschappen e.d. worden vaak door diverse bestuursleden voorgeschoten. In de ideale situatie wordt dit geld gedeclareerd door de gehele bon te fotograferen en te mailen naar de penningmeester. Het originele bonnetje wordt dan bij de eerstvolgende gelegenheid ingeleverd bij de penningmeester. Op het bonnetje staan de activiteit en de datum van de activiteit geschreven. Echter worden er op verschillende manieren bonnetjes ingeleverd, soms alleen digitaal of alleen als papieren bon. Om dit meer te structureren is er sinds december voor een ander declaratiesysteem gekozen.
Doelstellingen
Het verbeteren en vergemakkelijken van het declaratiesysteem 
Realisatie
Dit jaar is het plan om de declaraties via een gemakkelijk en overzichtelijk systeem te declareren en te documenteren. Papieren bonnen worden niet meer geaccepteerd, maar gefotografeerd en met een korte omschrijving verstuurd naar de penningmeester. De Belastingdienst heeft voor het digitaliseren van de declaraties de volgende gegevens verplicht: de datum van het bonnetje, het verschuldigde bedrag, de kostencategorie en de bedrijfsnaam of de naam van het project waarvoor de uitgave gedaan is. Als deze inhoudelijke gegevens juist overgezet worden valt de gedigitaliseerde declaratie binnen de eisen van de Belastingdienst. Daarna kan de penningmeester de gedigitaliseerde declaratie documenteren in maandelijkse mapjes op de drive en het geldbedrag vergoeden. 
Financieel
Hiervoor zijn geen financiële middelen nodig. 
Evaluatie
De vernieuwde manier van declareren wordt juni 2020 geëvalueerd binnen de Co-Raad zelf. Mochten we tegen problemen zijn aangelopen, zullen we het systeem aanpassingen of een nieuw systeem bedenken.

Verantwoordelijk bestuurslid: Yoshita Jagernath

'Groene' Co-Raad

Een ‘groenere’ Co-raad

In 2019-1 zijn wij gestart met het milieubewust koken op zowel evenementen als bij bestuursvergaderingen. Dit houdt in dat wij zoveel mogelijk vegetarisch en zo mogelijk biologisch eten. Daarnaast gebruiken wij recyclebare materialen voor borden en bestek. Daarnaast zullen wij ons verder bezig gaan houden met bewustzijn creëren voor het milieu in de vorm van nieuwe welkomstgeschenken. Dit plan zal worden uitgevoerd door de E&PR. Hier zal wederom een passend bedrag voor worden vrijgemaakt. 
Nieuw: Komend jaar zetten wij dit plan voort en willen wij hiermee uitbreiden. Er zal contact worden gelegd met de keuken van de Medische Faculteit, om mogelijk het bestek en servies te gebruiken tijdens onze evenementen. Zo kunnen wij besparen op het gebruik van wegwerpmateriaal.

Verantwoordelijk bestuurslid: Femke Hensen